سیستم حسابداری و فیلترینگ تصمیمات مدیران

همانطور که می‌دانید حسابداری یک سیستم است. سیستمی متشکل از ورودی، پردازش، و خروجی. این سیستم نیز همانند هر سیستم دیگری، یک هدف را دنبال می‌کند، که در خروجی آن به تصویر کشیده می‌شود. هدف سیستم حسابداری گزارشگری مالی است.

سیستم حسابداری با ارائه صورت‌های مالی، استفاده‌کنندگان را در راستای تصمیم‌گیری‌های اقتصادی کمک می‌کند. اما این مهم زمانی محقق می شود که، مدیران به عنوان یک نویسنده خبره، سناریوی فعالیت‌های مالی را به درستی قلم بزنند. برای درک این موضوع، این مقاله را تا پایان دنبال کنید.

ارتباط عملکرد مدیران با سیستم حسابداری

حسابداری یک سیستم است که، رویدادهای مالی اتفاق افتاده را به عنوان ورودی دریافت، و پس از پردازش آن‌ها نتایج را در قالب گزارش‌های مالی به تصویر می کشد. این سیستم به خودی خود شعور ندارد. یعنی هر رویداد مالی‌ای را می‌تواند جذب کند و نهایتاً در خروجی به نمایش گذارد. این شما هستید که باید هر نوع ورودی را به خورد این سیستم ندهید. وقتی مدیران به هر اقدامی (بدون در نظر گرفتن آثار مالی آن) دست می‌زنند، متعاقباً رویدادهای مالی‌ای رقم می‌خورد که، سیستم حسابداری آن‌ها را جذب می‌کند.

این مدیران محترم پس از مشاهده آثار عملکرد خود و ردپای آن در صورت‌های مالی، اولین چیزی را که زیر سوال می‌برند حسابداری و نتایج عملیات حسابداران است. اما امروز یک پاسخ قاطع به این استدلال‌های بی‌پایه خواهیم داد.

یک پاسخ قاطع

اینکه صورت‌های مالی نتایج و شرایط خوبی را به نمایش نمی گذارند مشکل از حسابداری نیست. این نتایج، نامه عمل خود مدیران است. حسابداری تنها آن‌ها را پردازش و سپس گزارش کرده است. بله! وقتی سیستم حسابداری را به شکل منفعلانه در واحد تجاری خود پیاده می‌کنید نتیجه‌ای بهتر از این در بر نخواهد داشت. به عبارت دیگر، بعد از اینکه، مدیران اقدامات ناصحیح را انجام دادند، و اثر مالی آن بر واحد تجاری مترتب شد، نمایش سیگنال‌های تلخ در صورت‌های مالی شروع می‌شود. 

اما جالب است که این مدیران محترم، بعضاً حاضر نیستند حتی مسئولیت عملکرد خود را بپذیرند. انگار نه انگار که، آنچه این ارقام تلخ را خلق کرده است، تصمیمات نامناسب خودشان بوده است. این ارقام را حسابداری خلق نکرده است. باید متذکر شد، کمی که منصفانه نگاه کنند، خواهند دید که این ارقام ردپای تصمیمات‌شان بوده، و مسئولیت آن نیز به عهده خود ایشان است. ما به عنوان حسابدار، مسئول تهیه صورت‌های مالی مربوط و قابل اتکا هستیم.

یک مثال واقعی

برای مثال یکی از تصمیمات نسنجیده مدیران این است که، وقتی واحد تجاری چرخه عملیاتی طولانی‌ای را طی می‌کند، تا درآمد کسب کند و وجه آن را وصول نماید، در زمان اخذ سفارش  اقدام به فاکتور صادر می‌کنند. حتماً می‌پرسید، چرا این رویه اشتباه است؟

زیرا با صدور فاکتور، مسائلی همچون ثبت درآمد و مالیات بر ارزش افزوده مربوطه، غیر قابل اجتناب می شود. در حالی که تعهدات فروشنده هنوز ایفا نشده و دو شرط شناسایی درآمد  بطور کامل محرز نشده است.

ممکن است به علت ماهیت پیچیده محصول و طولانی بودن فرآیند تولید، تحویل کالا به مشتری، زمان زیادی را نیاز داشته باشد. لذا با صدور فاکتور در زمان اخذ سفارش مشتری، ممکن است درآمد در یک سال مالی ثبت شود، اما بهای تمام شده کالای فروش رفته آن سفارش، در سال مالی بعد ثبت شود.

این خطا یعنی عدم تطابق هزینه با درآمد مربوطه؛ که تبعات آن چیزی جز بیش‌نمایی سود و ذوق‌زدگی مدیران از عملکرد واهی خودشان نخواهد بود. حال بعد از اینکه، از این واهی بود سود مطلع می‌شوند، یادشان می‌رود که تصمیم خودشان بوده که، این خطای گزارشگری مالی را موجب شده است. بله! اجرای یک تصمیم، بدون توجه به نظر کارشناسی حسابدار (در مورد ارزیابی درست بودن صدور فاکتور همزمان با اخذ سفارش) و پافشاری در اجرای آن، اشتباه در گزارشگری سود را رقم می‌زند. در اینجا از تبعات مالیاتی این تصمیم اشتباه صرف‌نظر می‌کنیم.

این تنها یکی از مثال هایی بود که در رابطه با اثر تصمیمات مدیران به آن اشاره شد. برای اطلاع از مثال های دیگر مطالعه مقاله، “چک‌های مدت‌دار و کنترل آثار گزارشگری مالی آن“، را پیشنهاد می کنیم.

** سیستم حسابداری منفعل، بدون فیلترینگ رویدادهای مالی، آن‌ها را جذب می‌کند و توجهی به مدیریت منشاء رویدادهای مالی ندارد. در واقع در این سیستم، حسابداری نقش مهمی در محتوای گزارشگری مالی ندارد  **

حال که با سیستم حسابداری منفعلانه آشنا شدید، در ادامه به معرفی حسابداری افعالی می‌پردازیم.

سیستم حسابداری را افعالی پیاده‌سازی کنید!

در حسابداری افعالی هر رویدادی، اجازه ورود به سیستم را نخواهد داشت. تنها رویدادهایی به سیستم وارد می شوند که، فیلترینگ کنترل‌های داخلی پیشگیرانه را پشت سر گذاشته باشند. تنها در این حالت است که، اطمینان پیدا می‌شود رویدادهای مالی، به سیستم حسابداری تحمیل نشده، و آثار مخربی بر گزارشگری مالی نمی‌گذارند.

بله! با کنترل‌های داخلی، پیشگیری بهتر از درمان است. وقتی مدیران قبل از اجرای هر تصمیم خود، آثار مالی آن را با نظر کارشناسی حسابداران خبره ارزیابی کنند، هر رویدادی در پی تصمیمات آن‌ها رقم نمی‌خورد که، حسابداری مجبور به پردازش آن باشد. با وجود چنین کنترل‌هایی، تصمیمات اشتباه مدیران در نطفه خفه می شوند و اجازه ورود به را پیدا نمی کنند. البته این به نفع آن‌ها و واحد تجاری‌شان خواهد بود.

پس این نکته را جدی بگیرید. قبل از وقوع هر رویدادی، آثار آن را بررسی کنید و فرآیندهایی را برای سیستم حسابداری تعریف کنید، که از وقوع چنین رویدادهایی جلوگیری کند. به عنوان مثال، با توجه به مثال فوق، فرآیندی را چیدمان می‌کنیم که، در زمان اخذ سفارش مشتری، ثبت سفارش مشتری صادر شود تا پس از تولید و تحویل کالا به مشتری و ایفای تعهدات فروشنده، فاکتور فروش صادر شود. در چنین حالتی فاکتور فروش صادر شده، با تکیه بر رعایت اصل شناخت درآمد، مبنای مناسبی برای ثبت درآمد خواهد بود.

البته چیدمان چنین فرآیندهایی نیاز به تجربه سیستم سازی دارد. این تجربه به مرور زمان با تمرکز بر گزارش‌های مالی و تجزیه و تحلیل معناداری اعداد و ارقام آن (با واقعیت موجود واحد تجاری) بدست می‌آید.

نگاه مشترک حسابدار و مدیر

برای پیاده سازی حسابداری افعالی باید با مدیران به یک توافق رسید. این توافق در مورد هدف حسابداری است. هدف حسابداری گزارشگری مالی است. تا زمانی که، مدیران این موضوع را باور نداشته باشند، نقش حسابدار را ثبت کننده آثار مالی تصمیمات خود می‌دانند و نتیجه حسابداری، چیزی جز نتیجه سیستم حسابداری منفعل، نخواهد بود. اما اگر به این درک برسند، پیاده‌سازی حسابداری افعالی امکان‌پذیر خواهد شد. چرا که اگر گزارشگری مالی را یک تخصص بدانند فیلترینگ تصمیمات خود را توسط حسابداران خبره جدی می‌گیرند. پس تلاش کنید که هدف حسابداری را برای مدیران‌تان تفهیم کنید.

** سیستم حسابداری افعالی، با فیلترینگ تصمیمات مدیران، سعی دارد آثار مالی ناشی از آن را کنترل کند. لذا چون، تصمیمات مدیران در راستای منطقی بودن هدایت می‌شود، عملکرد خوبی در صور‌ت‌های مالی به نمایش گذاشته خواهد شد.  **

نتیجه‌گیری

با فرض اینکه، سیستم حسابداری به درستی استقرار داده شده باشد، و حسابدار وظیفه خود را به خوبی انجام داده باشد، یکی از مواردی که خطای گزارشگری مالی ایجاد می‌کند، تصمیمات مدیران و تحمیل رویدادهای مالی ناشی از آن، به سیستم حسابداری است. این تصمیمات معمولاً رویدادهای مالی نامتعارفی را رقم می‌زند، که اگر سیستم حسابداری شما منفعلانه پیاده سازی شده باشد، تنها کاری که این سیستم خواهد کرد، پردازش رویدادهای مزبور، و گزارشگری مالی آن در صورت‌های مالی است. لذا سیستم حسابداری در چنین شرایطی به هدف اصلی خود (ارتقای توان تصمیم‌گیری استفاده کنندگان) نخواهد رسید. تنها یک سیستم حسابداری افعالی، می‌تواند از وقوع این رویدادهای اشتباه و تحمیلی جلوگیری کند. این رویدادها همچون ویروسی هستند که باید از ورود آن به سیستم حسابداری ممانعت شود.

بنابراین، مدیران باید برای این مهم، ارزش قائل شده، و در صورت عدم توجه به آن، انتظاری از سیستم حسابداری نداشته باشند. حسابداری بی‌تقصیر است.

** برای پیاده‌سازی سیستم حسابداری افعالی، ابتدا نگرش مدیران را در مورد هدف حسابداری، با خود همسو کنید. در غیر این صورت، اجازه مشاوره در تصمیمات را به شما نخواهند داد. **

منبع: حسابیست

به قلم: امین رضا زارع

منتظر مقالات بعدی حسابیست باشید.