کنترل آثار ثبت های حسابداری بَد!

یکی از معیارهای مهم ارزیابی موفقیت یک شرکت، بررسی میزان دستیابی به اهداف مالی تعیین شده توسط مدیریت است. این ارزیابی زمانی امکان پذیر است که، گزارش‌های سیستم حسابداری از قابلیت اتکاء و فهم بالایی برخوردار باشند. اما برخی سیستم‌های حسابداری به گونه‌ای طراحی، و پیاده سازی می‌شوند که، علاوه بر اینکه چنین نیازی را برای مدیران مرتفع نمی‌کنند، با خطاها و مشکلاتی که به بار می آورند، وجهه حسابداری را نیز نزد استفاده کنندگان تخریب می‌کنند.

ما در این مقاله، این گونه سیستم‌ها را سیستم حسابداری بَد نامگذاری کرده‌ایم؛ و قصد داریم چند مورد از نشانه‌های چنین سیستمی را با شما مورد بررسی قرار دهیم، تا با رعایت نکات گفته شده، کیفیت ثبت‌های حسابداری و نهایتاً گزارشگری مالی را بالا ببریم. پس تا پایان، این مقاله را دنبال کنید.

نشانه بد 1. عدم تفکیک شخصیت

با وجود اینکه، اولین و مهمترین مفروض حسابداری، تفکیک شخصیت حسابداری یک واحد تجاری است، اما پای عمل که می‎‌رسد، گویا برخی حسابداران این موضوع را به فراموشی سپرده و تسلیم خواسته‌های عجیب و غریب مالک واحد تجاری می‌شوند. امکان وقوع چنین اشتباهی، معمولاً در برخی شرکت‌هایی که ساختار سنتی دارند وجود دارد.

هر چند ممکن است در شرکت‌هایی که مدیران آکادمیک دارند نیز، این اشتباهات رخ دهد. به هر حال این حسابداران هستند که، متولی پیاده سازی و اجرای یک سیستم حسابداری مناسب و کارآمد هستند. یک حسابدار صلاحیت‌دار هیچگاه این بدیهیات را نادیده نمی‌گیرد، و اعتبار حرفه خود را به دلیل جذب کار خود تخریب نمی‌کند.

پس اگر با چند فعالیت مرتبط با یک مالک رو به رو شدید، به احتمال زیاد باید برای مفید واقع شدن گزارش‌های مالی، تفکیک شخصیت را در شروع پیاده سازی سیستم حسابداری مد نظر قرار دهید. در غیر اینصورت، خشت اول چون نهد معمار کج، …

نشانه بد 2. حساب بانکی مشترک

اشتباه فاحش بعدی که احتمالاً قبل از ورود حسابدار رخ داده است، داشتن یک حساب بانکی مشترک برای شخص مالک و کسب و کار وی می‌باشد. این اشتباه نیز مصداقی از تفکیک شخصیت حسابداری در سطح حساب‌ها محسوب می‌شود، که می‌بایست بلافاصله پس از مشاهده، نسبت به توقف روند آن اقدام نمود.

ما به عنوان حسابدار باید این موضوع را برای مالک تفهیم کنیم که، وقتی از یک حساب مشترک استفاده می‌کنند پول‌های ورودی و خروجی، مخلوط (قاطی) شده و به دنبال آن، ردیابی پول‌ها با مشکل مواجه می‌شود. پس بهتر است این مالکان به جای مقاومت و پافشاری بر رویه اشتباه، ما و خودشان را با افتتاح یک حساب بانکی مجزا خوشحال کنند. (:

نشانه بد 3. استفاده اشتباه از حساب جاری شرکا

امان از حسابدارانی که نمی‌دانند فلسفه وجودی این حساب چیست!!! و در هر شرایطی از این حساب استفاده می‌کنند. حساب جاری شرکا در 2 مقوله مهم مورد استفاده قرار می‌گیرد:

• الف) حساب جاری شرکا با ماهیت بس: مختص تأمین مالی موقت واحد تجاری از مالکان خود و بازپرداخت آن،
• ب) حساب جاری شرکا با ماهیت بد: استقراض مالکان از واحد تجاری، و تسویه آن

حساب اول معمولاً پر کاربرد تر است. اما امکان وقوع مورد ب نیز وجود دارد. همانطور که توجه می‌کنید، برای وقوع هر مورد حساب جداگانه‌ای باید در نظر گرفته شود. علت این موضوع ارتقای فهم گردش‌های یک حساب و همچنین مانده‌های مرتبط با آن است. هر چه گردش‌های یک حساب استاتیک از رویدادهای متنوع تری نشأت بگیرد، قابلیت فهم اعداد مالی کاهش پیدا می‌کند. پس نباید به بهانه اینکه در دنیای عمل این مسائل اتفاق می‌افتد، کار اشتباه را توجیه کنیم. اصول کار اجرا را اگر رعایت نکنیم نتیجه مطلوبی در محتوای اطلاعاتی گزارشگری مالی نخواهیم دید. حال که کارکرد این حساب را با هم مرور کردیم، به بحث استفاده اشتباه از این حساب می‌پردازیم.

در برخی از واحدهای تجاری دیده می‌شود که، مالکان (که معمولاً مدیریت را به عهده دارند) با اقداماتی که انجام می‌دهند، جریان‌های ورود و خروج وجه نقد را به صورت ناآگاهانه از سیستم حسابداری حذف می‌کنند.

به عنوان مثال: به دلیل نبود نقدینگی کافی در واحد تجاری، وجه مرتبط با خرید اثاثه از محل حساب شخصی مالک پرداخت می‌شود. ثبت این رویداد بدین صورت است که: اثاثه و منصوبات بدهکار می‌شود و حساب جاری شرکا بستانکار می‌شود. اما در واقع این رویداد مالی به اشتباه تلخیص شده است. این رویداد باید شامل 2 رویداد مجزا می‌بود.

اول: تأمین مالی موقت از مالک (یعنی پول به حساب واحد تجاری وارد می‌شد)،

دوم: خرید نقدی اثاثه (پول از حساب واحد تجاری خارج می‌شد). ثبت آن را خودتان صادر کنید.

می‌بینید که در این حالت جریان‌های نقد ورودی (خروجی) به (از) واحد تجاری مخفی نمی‌ماند. این نوع نگاه در ثبت و مدیریت رویدادها، آثار مثبتی در سهولت تهیه صورت جریان‌های نقدی و ارتقای قابلیت فهم آن دارد. برای اطلاعات بیشتر از چگونگی مدیریت رویدادهای مالی، مقاله سیستم حسابداری و فیلترینگ تصمیمات مدیران را مطالعه کنید.

نشانه بد 4. به روز نبودن مانده حساب‌ها

وقتی اسناد مثبته رویدادهای مالی به موقع به واحد حسابداری تحویل نشود، و یا ما به عنوان حسابدار برنامه منسجمی برای ثبت به موقع آن‌ها نداشته باشیم، نتیجه چیزی جز عقب ماندن کارها و همچنین به روز نبودن مانده حساب‌ها نخواهد بود. از عواقب این موضوع می‌توان به عدم ارائه به موقع گزارش‌های مالی و یا تحمیل جرائم مالیاتی (به دلیل عدم انجام به موقع تکالیف قانونی) اشاره کرد. این مشکلات در صورت مرتفع نشدن و تکرار، فارغ از تحلیل علت دقیق آن، می‌تواند موجب تخریب وجهه حسابدار و زحمات انجام شده وی و حتی بی‌اعتمادی به خدمات حرفه حسابداری شود. پس فرآیندی را پیاده سازی کنید که پس از دریافت به موقع اسناد مثبته، مانده حساب‌ها را با سطح اطمینان بالایی به روز نگه دارید، و گزارش‌های مالی را به موقع ارائه کنید.

نشانه بد 5. حساب‌های خلاف ماهیت

این اشتباه نیز می‌تواند به دلیل بی نظمی در ارائه و یا نبود تمامی اسناد مثبته، وقوع اشتباه در ثبت، و یا حتی به علت کم تجربگی حسابدار رخ دهد. این موضوع هر دلیلی که داشته باشد، قابل توجیه نبوده و مدیران شما بعد از رویت مانده حساب‌های خلاف ماهیت و بی معنی صحت کل سیستم حسابداری را زیر سوال می‌برند. از جمله حساب‌هایی که می‌توانند خلاف ماهیت شوند، می‌توان به حساب تنخواه گردان (به علت خرج کردن مازاد بر مبلغ شارژ شده، توسط تنخواه‌دار)، دریافتنی (به علت عدم ثبت درآمدهای نسیه و یا وصول مبلغ بیش از واقع)، پرداختنی‌ها (به علت عدم ثبت هزینه‌های نسیه و یا پرداخت مبلغ تسویه بیشتر از واقع) اشاره نمود.

نشانه بد 6. بایگانی نامرتب

بایگانی یکی از مهمترین قسمت‌های یک سیستم حسابداری محسوب می‌شود. چرا که، قابلیت اتکا گزارش‌های مالیِ تولید شده توسط سیستم حسابداری، از طریق ردیابی اسناد حسابداری بایگانی شده احراز می‌شود. با وجود اینکه، وقوع نشانه‌های بد 1 تا 5 از دلایل مختلفی نشأت می‌گرفت، اما این مورد دلیلی جز خود ما حسابداران نخواهد داشت. بایگانی باید آن چنان مرتب و قابل ردیابی باشد که، هر حسابدار یا شخصی که جز ما به آن مراجعه می‌کند، به راحتی از صحت وقوع رویدادهای مالی مختلف اطمینان حاصل نماید. برای اطلاعات بیشتر در مورد چگونگی بایگانی و مستندسازی، 2 مقاله: “زونکن مالیاتی، سلاحی برای رسیدگی” و “زونکن بیمه، سپری در برابر مشمول شدن” را مطالعه کنید.

نتیجه‌گیری

** تمام اعتبار سیستم حسابداری، به خروجی آن است. نشانه‌های بد را از سر راه ورودی‌ها بردارید و سپس از صحت خروجی‌ها اطمینان حاصل کنید **

شما می‌توانید سوالات و نظرات خود را

در زیر همین صفحه مطرح کنید.

منبع: حسابیست

به قلم: امین رضا زارع

منتظر مقالات بعدی حسابیست باشید.