9 کنترل طلایی آئین نامه تنخواه گردان

آئین نامه‌ها، نقش بسیار مهمی در سیستم حسابداری یک شرکت ایفا می‌کنند. چرا که مفاد آن‌ها مسیری را ترسیم می‌کنند که، فرآیندهای اجرایی باید در آن به حرکت درآیند. خارج شدن از این مسیرهای از پیش تعیین شده، گاه می‌تواند مشکلاتی را به ارمغان آورد که، مرتفع کردن آن‌ها با صرف وقت زیادی همراه است. همچنین بعضاً ممکن است زیان‌هایی را به دلیل بی نظمی در فرآیند کار حسابداری، به شرکت تحمیل کند.

از بین این آئین نامه‌ها یکی از مهمترین و پرکاربردترین آن‌ها آئین نامه تنخواه گردان است که پیاده‌سازی آن در کوچکترین شرکت‌ها نیز ضروری خواهد بود.

لذا در این مقاله قصد داریم که به 9 کنترل طلایی از مفاد اجرایی این آئین نامه بپردازیم، تا در فرآیند اجرایی تنخواه گردان به عنوان ارزیابی فرآیند حسابداری تنخواه گردان مورد استفاده شما حسابدار محترم واقع شود. پس تا پایان این مقاله، با ما همراه باشید.

فلسفه تنخواه گردان

تنخواه گردان یکی از محل‌های نگهداری وجوه نقد شرکت محسوب می‌شود که برای پرداخت مخارج جزئی و ضروری که در رابطه با آن‌ها استفاده از مجوز رسمی و رعایت رویه‌های پرداخت مقرون به صرفه و قابل توجیه نیست، از آن استفاده می‌شود. در رابطه با این وجوه و نحوه پرداخت مخارج از محل آن، باید کنترل‌های زیر را در نظر گرفت.

کنترل اول تنخواه گردان

اولین و مهمترین کنترلی که باید در راستای فرآیند اجرایی تنخواه گردان در نظر گرفت، انتخاب یک فرد قابل اعتماد، امانت‌دار و منظم است تا وجوهی را که در اختیار وی قرار داده می‌شود، به درستی نگهداری نموده و در زمان و محل مناسب به مصرف برساند.

بعضاً پیش می‌آید که با تائید مدیریت شرکت وجوهی در اختیار یک فرد غیر قابل اعتماد قرار می‌گیرد و سپس از واحد حسابداری انتظار می‌رود که کنترل‌هایی را برای کشف و کاهش خطاها، اشتباهات، و سوء استفاده‌های احتمالی وی پیاده‌سازی نماید.

در این شرایط باید گفت هر کنترلی که پیاده شود، باز هم نمی‌توان ذهنیت یک فرد را در مورد دقت و حساسیت نگهداری وجوه شرکت تغییر داد. شخصیت فرد باید به گونه‌ای باشد، که امانت بودن وجوه در اختیار خود را با تمام وجود درک کند، و بداند که هرگونه اشتباه یا سوء استفاده می‌تواند از مصادیق خیانت در امانت محسوب شود. لذا انتخاب چنین فردی با این نوع از تفکر، اولین شرط کنترلی برای تنخواه گردان محسوب می‌شود.

کنترل دوم تنخواه گردان

دومین کنترل، تعیین سقف مصوب برای شارژ تنخواه گردان است. وقتی این سقف مشخص شود، با ثبات رویه‌ای که در فرآیند اجرایی آن ایجاد می‌شود کمک می‌کند که پرداخت‌ها ضابطه‌مند شود. اعمال این کنترل موجب شکل گیری یک ذهنیت درست برای تنخواه‌دار می‌شود که، هر مبلغی که وی مطالبه کند قابل شارژ نیست. بلکه نیاز شرکت سقف وجوه در اختیار وی را مشخص می‌کند. سقف مصوب می‌تواند با توجه به نوع مخارجی که برای عملیات شرکت اتفاق می‌افتد متفاوت باشد. به عنوان مثال: 5،000،000 ريال به این معناست که معمولاً وجوهی که در یک بازه زمانی توسط تنخواه‌دار پرداخت می‌شود به قدر کوچک هستند که با این سقف از وجوه می‌توان پاسخگوی آن‌ها بود.

کنترل سوم تنخواه گردان

بعد از تعیین سقف مصوب، باید سطح شارژ مجدد را نیز تعیین نمود. این بیانگر آن است که تنخواه‌دار چه موقع باید به واحد حسابداری مراجعه کرده و اقدام به شارژ مجدد تنخواه خود تا سقف مصوب نماید. به عنوان مثال: 15% سقف مصوب. این سطح شارژ مجدد به این معناست که، هرگاه تنخواه نزد تنخواه‌دار به مبلغ 750،000 ريال (15% * 5،000،000) رسید، وی باید برای شارژ مجدد تنخواه خود اقدام نماید. فلسفه این کنترل آن است که، ممکن است فرآیند شارژ مجدد حداقل 1 روز زمان برد، و در این مدت نباید انجام مخارج ضروری شرکت به دلیل نبود تنخواه کافی به تعویق بیافتد. میزان سطح شارژ مجدد نیز باید با در نظر گرفتن نوع مخارج شرکت تعیین شود.

کنترل چهارم تنخواه گردان

کنترل مهم دیگری که باید به آن توجه کرد، تعیین بازه زمانی کنترل مستمر وجوه نزد تنخواه‌دار است. این ذهنیت نباید برای تنخواه‌دار ایجاد شود که، به دلیل کم تراکنش بودن تنخواه گردان شرکت، می‌توان موقتاً وجوه را به عنوان مساعده خرج کرد و سپس به سرعت آن را جایگزین کرد. چرا که، اولاً این وجوه نزد وی امانت است. ثانیاً ممکن است در این بازه زمانی مخارج ضروری رخ دهد اما پولی برای انجام آن وجود نداشته باشد. با وجود اینکه کنترل اول (انتخاب تنخواه‌دار قابل اعتماد)، امکان وقوع این موضوع را کاهش می‌دهد. اما اعمال این کنترل نیز، می‌تواند سطح اطمینان سیستم حسابداری را افزایش دهد. به عنوان مثال: می‌توان از تنخواه‌دار خواست که حتی اگر وجوه نزد وی به سطح شارژ مجدد نرسیده است، هر 15 روز یکبار به واحد حسابداری مراجعه نماید، تا کنترل وجوه نزد وی انجام شود.

کنترل پنجم تنخواه گردان

کنترل دیگری که احساس مسئولیت را در تنخواه‌دار تقویت می‌کند اخذ تضمین کافی و مناسب است. به عنوان مثال: به میزان 120% سقف مصوب یا 2 برابر آن. به هر حال این موضوع به میزان محتاط بودن مدیریت نیز بستگی دارد.

کنترل ششم تنخواه گردان

به عنوان یک عامل کنترلی برای منظم بودن تنخواه‌دار، باید در زمان مراجعه به واحد حسابداری، گزارش خلاصه مخارج تنخواه گردان را به پیوست اسناد مثبته مرتب شده آن از وی دریافت نمود. اینکه صرفاً اسناد مثبته را تحویل دهد کافی نبوده و باید گزارشی تهیه نماید و تمام مخارج را به ترتیب تاریخ وقوع در آن درج کند. سپس برای هر ردیف از مخارج درج شده در گزارش باید اسناد مثبته‌ای در زیر گزارش پیوست شده، و بروی اسناد مثبته نیز شماره ردیف آن در گزارش، درج شده باشد. این عمل سرعت عمل واحد حسابداری را در ارزیابی و کنترل اسناد مثبته بالا خواهد برد.

کنترل هفتم تنخواه گردان

صرف اینکه، اسناد مثبته‌ای به گزارش تنخواه‌دار پیوست شود کافی نیست. آنچه اهمیت دارد، قابلیت اتکا و کیفیت اسناد مثبته است. اسناد مثبته باید از ویژگی‌های قابل قبول برای سازمان امور مالیاتی برخوردار باشد تا در زمان رسیدگی مالیاتی پشتوانه خوبی را برای دفاع از هزینه ایجاد کند. در این رابطه بهتر است، تنخواه‌دار را موظف نمود تا از محل‌هایی خرید نماید که حاضر به ارائه این نوع از اسناد مثبته باشند.

کنترل هشتم تنخواه گردان

بعد از اخذ گزارش و اسناد مثبته، واحد حسابداری باید در زمان رسیدگی اسناد مزبور را به مهر رسیدگی شد ممهور نماید. این نوع از کنترل می‌تواند از سوء استفاده احتمالی از اسناد مثبته جلوگیری نماید.

کنترل نهم تنخواه گردان

بهتر است که در پایان سال مالی، در صورت تعطیل بودن شرکت، وجوه باقیمانده نزد تنخواه‌دار به حساب بانکی یا صندوق شرکت واریز شود و اصطلاحاً اقدام به صفر کردن تنخواه گردان نمود. این موضوع بعد از کنترل آخرین گزارش خلاصه مخارج تنخواه گردان در پایان سال مالی، توسط واحد حسابداری انجام خواهد شد.

کلام آخر

نکات آئین نامه را در فرآیندهای اجرایی تنخواه گردان بکار ببرید تا نتیجه کارتان قابل اتکا شود.

لطفاً با ثبت امتیاز ستاره‌ای و یا ثبت نظر در پائین همین صفحه

به بیشتر دیده شدن این آموزش کمک کنید.

منبع: حسابیست

به قلم: امین رضا زارع

منتظر مقالات بعدی حسابیست باشید.