8 نکته طلایی، که باید قبل از ارسال معاملات فصلی بدانید!

طبق ماده 169 قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع این قانون که حسب اعلام سازمان امور مالیاتی کشور موظف به ثبت نام در نظام مالیاتی می‌شوند، مکلفند برای انجام معاملات خود اقدامات زیر را انجام دهند:

1. صورتحساب صادر کنند، و
2. شماره اقتصادی خود و طرف معامله را در صورتحساب‌ها، قراردادها و سایر اسناد مشابه درج کنند، و
3. فهرست معاملات خود را به سازمان ارائه کنند.

عدم انجام تکالیف فوق، جرائم زیر را به دنبال خواهد داشت:

1. عدم صدور صورتحساب، یا
2. عدم درج شماره اقتصادی خود یا طرف معامله، یا
3. استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران، یا
4. استفاده شماره اقتصادی دیگران برای معاملات خود،

حسب مورد، مشمول جریمه‌ای معادل دو درصد (2%) مبلغ مورد معامله می‌شود.

همچنین عدم ارائه فهرست معاملات انجام شده به سازمان امور مالیاتی کشور، مشمول جریمه‌ای معادل یک درصد (1%) مبلغ معاملاتی که فهرست آن‌ها ارائه نشده است، می‌شود.

با عنایت به مفاد ماده 169 ق.م.م می‌بینیم که، صدور صورتحساب (طبق مشخصات درخواستی سازمان امور مالیاتی)، و درج کد اقتصادی در آن، زیر بنای ارسال فهرست معاملات فصلی است. فارغ از بحث زیر بنایی این تکلیف مالیاتی، ما در قسمت اول این مقاله قصد داریم که نکات مهمی را بررسی کنیم که، برخی از آنها از وقوع اشتباهات احتمالی یا عدم درج یک معامله در فهرست معاملات فصلی جلوگیری می‌کند، و برخی دیگر پاسخگویی به سوالات ممیزان مالیاتی تسهیل می‌کند. پس تا پایان، این مقاله کاربردی را دنبال کنید.

معاملات فصلی

قبل از ارسال فهرست معاملات فصلی نکاتی کاملاً اجرایی وجود دارد، که عدم اطلاع از آنها می‌تواند فرآیند ارسال فهرست معاملات فصلی و رسیدگی آن توسط ممیزان مالیاتی را با مشکلاتی همراه کند. به عنوان مثال: یکی از مواردی که باید به دقت مدیریت شود، نکات مرتبط با ارائه گزارش خلاصه مخارج تنخواه‌گردان است. چرا که، ممکن است نوع هزینه‌هایی که تنخواه‌دار شرکت انجام ‌‌می‌دهد، نیاز به اعلام در فهرست معاملات فصلی داشته باشد. لذا به نکات زیر توجه کنید.

نکته اول – مدیریت زمان ارائه گزارش خلاصه مخارج تنخواه‌گردان

طبق الزامات آئین نامه تنخواه‌گردان، تنخواه‌دار موظف است که در دو مقطع زمانی به واحد حسابداری مراجعه کند، و گزارش خلاصه مخارج تنخواه‌گردان را به واحد حسابداری تحویل دهد.

• زمان شارژ مجدد مجدد تنخواه‌گردان، یا
• زمان کنترل مقطعی تنخواه‌گردان توسط واحد حسابداری، هر کدام زودتر اتفاق بیافتد.

در مورد مقطع زمانی اول، تا مادامی که وجه نقد نزد تنخواه‌دار به سطح شارژ مجدد نرسد (به عنوان مثال: 15% سقف مصوب)، تنخواه‌دار به واحد حسابداری مراجعه نمی‌کند. اما در مورد مقطع زمانی دوم، می‌بایست تاریخ کنترل مقطعی، طوری در آئین نامه پیش بینی شود که در پایان هر فصل، به منظور ارسال فهرست معاملات فصلی، تنخواه‌دار آخرین گزارش مربوط به آن فصل را، به واحد حسابداری ارائه کند.

با عنایت به اینکه، ممکن است هزینه‌های (خرید خدمات) قابل توجهی از محل تنخواه‌گردان صورت گیرد، اجرای این نکته در دنیای عمل، می‌تواند از وقوع قسمت عمده‌ای از اشتباهات سهوی مرتبط با این هزینه‌ها در ارسال فهرست معاملات فصلی جلوگیری کند. این نکته را بسیار جدی بگیرید.

نکته دوم – تاریخ فاکتورها و ضرورت ثبت هزینه‌های تعهدی

تاریخ فاکتورها از اهمیت بسیار بالایی در ارسال فهرست معاملات فصلی برخوردار است. این موضوع تا حد زیادی در صدور فاکتور فروش قابل کنترل است. اما در اخذ فاکتور خریدها ممکن است، پرداخت با تأخیر انجام شود، و به تبع آن فاکتور مربوطه با تأخیر به واحد حسابداری ارجاع داده شود. به عنوان مثال، زمانی که تنخواه‌دار فاکتور خرید را دریافت نموده، اما به دلیل عدم وجود نقدینگی، وجه آن را با یک هفته تأخیر پرداخت کرده است. تنخواه‌دار تصور می‌کند که فاکتور خرید را باید در زمان پرداخت آن در گزارش خلاصه مخارج خود درج کند و به واحد حسابداری تحویل دهد. غافل از اینکه، تاریخ فاکتور برای اواخر فصل بهار است، اما پرداخت آن در هفته اول تابستان صورت گرفته است. به دنبال این اشتباه سهوی تنخواه‌دار، ممکن است واحد حسابداری مجبور شود، فاکتور خرید مزبور را که تاریخ آن واقعاً مربوط به فصل بهار است، در فصل بعد گزارش کند. این موضوع ما را در رسیدگی مالیاتی توسط ممیزان با مشکل مواجه می‌کند. لذا اگر وقوع چنین اشتباهی در فرآیند اجرایی شرکت شما وجود دارد آن را قبل از وقوع، کنترل کنید. کافی است که، تنخواه‌دار یا واحد پرداخت را توجیه کنید که، اگر فاکتوری دریافت نمودند که بلافاصله پرداخت آن صورت نگرفت، آن را به واحد حسابداری ارجاع دهند تا مبلغ معامله مربوطه، به صورت تعهدی (معوق) ثبت شود، و در زمان پرداخت صرفاً ثبت تسویه بدهی صورت گیرد. این نحوه مدیریت شما باعث می‌شود تا هزینه و بدهی مربوطه، به صورت صحیح در فصل مورد نظر شما ثبت گردد، و در زمان ارسال فهرست معاملات فصلی مشکل و دغدغه خاصی پیش نیاید.

نکته سوم – پیش پرداخت از محل تنخواه‌گردان

یکی دیگر از اشتباهاتی که ممکن است تنخواه‌دار سهواً انجام دهد، این است که، پیش پرداخت یک هزینه را در خلاصه مخارج تنخواه‌گردان، به عنوان هزینه گزارش کند. در حالی که هنوز خدمت مورد نظر و فاکتور مربوطه دریافت نشده است. حال اگر این اشتباه، در زمان کنترل گزارش خلاصه مخارج تنخواه‌گردان و صدور سند حسابداری مربوطه، توسط واحد حسابداری کشف نشود، ممکن است به عنوان هزینه ثبت شود و در فهرست معاملات فصلی نیز درج گردد. این در حالی است که، فاکتوری برای آن وجود ندارد. لذا برای جلوگیری از وقوع این اشتباه، به تنخواه‌دار آموزش دهید که، صرفاً زمانی از واژه هزینه در خلاصه گزارش خود استفاده کند که:

• اولاً برای آن کالا یا خدمت را دریافت کرده باشد، و
• ثانیاً برای آن فاکتور دریافت کرده باشد (البته فارغ از بحث هزینه‌هایی که عرفاً فاکتور ندارند. مثل ایاب و ذهاب با تاکسی).

در واقع با این آموزش، تنخواه‌دار شما متوجه می‌شود که هر پرداختی هزینه نیست. لذا اگر پیش پرداخت را انجام دهد، آن را تحت همین عنوان در گزارش خود لحاظ می‌کند، و واحد حسابداری نیز دچار خطای احتمالی در ثبت نخواهد شد. البته لازم به ذکر است که، واحد حسابداری موظف است که، ابتدا گزارش مزبور را از تمام جهات کنترل نماید، و سپس اقدام به صدور سند حسابداری نماید.

نکته چهارم – اخذ فاکتور هزینه‌های تکرار شونده

در دنیای عمل، برخی از هزینه‌ها مثل شارژ پنل پیامکی (برای اطلاع رسانی به مشتریان) و … به صورت مستمر انجام می‌شود، اما فاکتور آنها بعد از مشخص شدن میزان استفاده از خدمات شرکت فروشنده، محاسبه و برای شرکت شما ارسال می‌شود. در چنین حالتی پیش می‌آید که به علت صدور این فاکتورها توسط فروشنده، اما تأخیر و بی نظمی در ارسال آنها، این فاکتورها به موقع به دست شما نمی‌رسد. این در حالی است که فروشنده، فاکتور فروش صادر شده را در معاملات فصلی خود اعلام می‌کند، اما شما به علت عدم دریافت به موقع آن، هزینه مزبور را در فهرست خریدهای خود اعلام نمی‌کنید. این موضوع باعث می‌شود که در زمان رسیدگی به مغایرت ارسال اطلاعات برخورد کنید، و ثابت کنید که شرکت شما مقصر وقوع آن نبوده است. 

لذا برای جلوگیری از وقوع چنین اشتباهاتی، با شرکت طرف حساب خود در تماس باشید تا فاکتور این نوع از هزینه‌ها را به موقع دریافت، و در فهرست معاملات فصلی خود لحاظ کنید.

نکته پنجم – فایل اکسل

نرم افزار حسابداری اکثر شرکت‌های کوچک قابلیت تهیه فهرست معاملات فصلی را به صورت خودکار ندارد. لذا تنها نرم افزار قدرتمند اکسل است که می‌تواند در چنین شرایطی به کمک حسابداران بیاید تا فرآیند تهیه اطلاعات، پاسخگویی و دفاع از آن را نزد ممیزان مالیاتی تسهیل گردد. لذا به همین منظور، یک فایل اکسل که حاوی کلیه اطلاعات ضروری برای ارسال فهرست معاملات فصلی باشد، تهیه کنید تا در زمان رسیدگی لازم نباشد به حافظه و انبوهی از مدارک کاغذی مراجعه کنید. تنها کافیست که فایل اکسل را باز کنید. به راحتی متوجه می‌شوید که مثلاً عدد تجمیعی خرید از چه اعداد ریزتری تشکیل شده است. البته برای اجرای این نکته لازم است که مهارت‌های اکسلی خود را تقویت کنید. برای شروع آموزش اکسل می‌توانید به حسابیست TV مراجعه کنید.

نکته ششم – نظم در ثبت رکورد تجمیعی و غیر تجمیعی

صورتحساب‌هایی را که ارزش افزوده دارند، بهتر است که به صورت غیر تجمیعی ارسال کنید. مگر اینکه مبالغ آن زیر حد نصاب اعلام شده سازمان امور مالیاتی باشد.

خریدهای تجمیعی دارای ارزش افزوده را می‌توانید برای ردیابی بهتر و همچنین مطابقت بهتر مبلغ ارزش افزوده آنها با فایل اکسل و مانده ارزش افزوده مربوطه در مرور حساب‌ها، در یک رکورد جداگانه ثبت کنید. خریدهای تجمیعی فاقد ارزش افزوده را نیز می‌توانید در یک رکورد مجزا ثبت کنید. اجرای این نکته کنترل اعداد اعلام شده در فهرست معاملات و کنترل آن با دفاتر را راحت‌تر می‌کند. اما ضرورتی ندارد.

نکته هفتم – ارتباط اطلاعات

بعد از ثبت رکوردها در سامانه معاملات فصلی، و قبل از تائید نهایی اطلاعات، از مطابقت داشتن جمع فروش‌ها در اظهارنامه ارزش افزوده، و جمع فروش در گزارش فروش معاملات فصلی اطمینان حاصل کنید. همچنین ارزش افزوده مربوطه را در هر دو گزارش چک کنید. اگر مغایرتی وجود داشته باشد، ممکن است اشتباهی کرده باشید که باید بررسی کنید.

مطابقت فوق در رابطه با جمع خریدها و ارزش افزوده مربوطه آن نیز صدق می‌کند. لذا این کنترل را نیز انجام دهید.

البته بهتر است این کنترل‌ها در زمان استفاده از اطلاعات فایل اکسل صورت گیرد. ولی به هر حال، هدف تطابقت اظهارنامه ارزش افزوده، فهرست معاملات فصلی، و دفاتر با هم است. نباید مغایرتی وجود داشته باشد.

نکته هشتم – سایر هزینه‌ها

حساب سایر هزینه‌ها ممکن است شامل گردش‌هایی باشد که، شرایط درج در فهرست معاملات فصلی را نداشته باشند. به عبارت دیگر، برخی گردش‌ها ممکن است به واسطه معاملات ایجاد نشده باشند. به عنوان مثال: ممکن است هزینه جرائم راهنمایی و رانندگی مرتبط با وسائط نقلیه شرکت، به علت کم تکرار بودن در این سرفصل ثبت شده باشد. اما عدم اطلاع از گردش آن موجب شود که مبلغ آن در معاملات فصلی لحاظ شود. لذا با کنترل گردش مزبور، از وقوع چنین اشتباهی جلوگیری کنید.

نتیجه‌گیری

** همیشه در انجام فرآیندهای حسابداری و گزارشگری مالی و مالیاتی،

برای زیرساخت‌ها و کنترل‌ها اهمیت بالایی قائل شوید. **

در قسمت دوم این مقاله، به نحوه ارسال این گزارش در سامانه معاملات فصلی خواهیم پرداخت.

شما می‌توانید سوالات و نظرات خود را در مورد این مقاله،

در زیر همین صفحه مطرح کنید.

منبع: حسابیست، قانون مالیات‌های مستقیم

به قلم: امین رضا زارع

منتظر مقالات بعدی حسابیست باشید.

این حمایت شماست که،

لینک این مقاله را از طریق دکمه‌های زیر با دوستان‌تان به اشتراک بگذارید (: